Digitalisering

En blogg om utmaningar och möjligheter med digitaliseringen inom samhällsplanering och samhällsbyggnad.

Tillämpning av Business Intelligence i projektledning

5 mars 2020

Swecos team för geodata inom IT för samhällsutveckling jobbar tätt ihop med andra team inom Sweco, bland annat våra projektledare. I detta inlägg har vi bjudit in en av Swecos projektledare, Victor Ortiz Peña, för att berätta om Business Intelligence.

Business Intelligence (BI) är en uppsättning tekniker, applikationer, processer och metoder som används för att transformera data till meningsfull information för att stödja intressenter i beslutsprocessen. En organisation använder BI för att förbättra sin förståelse av dess affärer, marknad och projekt. Detta ger stor möjlighet till förenkling och effektivisering av projektledarrollen.

Projektledare hanterar kontinuerligt operativa och strategiska utmaningar. De behöver kost-effektiva lösningar för att förbättra resultat och förenkla projektprocesser. BI är ett viktigt verktyg för att förbättra Swecos projektledningsmetoder och för att ta ett steg framåt gällande digitaliseringen av vår verksamhet.

Inom Swecos organisation har vi tillgång till olika verktyg från Microsoft Office 365, vilket ger oss möjlighet att utveckla BI praxis i våra uppdrag. Det mest karakteristiska verktyget är Power BI Desktop. Här finns några av fördelarna från BI för att tillämpa rätt projektledningsstrategi. Dessa fördelar beskrivs nedan.

BI kan automatisera processer

En projektledare är tvungen att hantera kommunikationen inom ett projekt samt stora mängder data, vilket ibland är svårt att organisera. Mänskliga fel blir en påtaglig risk när information analyseras manuellt.

BI applikationer kan automatisera olika processer i syfte att undvika manuell övervakning av arbetsgrupper eller projekt. Det grundläggande konceptet för BI visar hur automatisering kan hjälpa en projektledare att dela information och att hitta avvikelser på ett mer effektivt sätt.

Figur 1. Produktivitetsrapport från RADACAD: Källa: Microsoft

BI kan ge bättre koll på ekonomin

Att gå över budget är en regelbunden risk i alla projekt. Utan en noggrann finansiell kontroll kan kostnader ackumuleras och projektets budget överskridas. Om information kring ett aktuellt projekts ekonomi inte framförs tillräckligt snabbt ökar de finansiella riskerna.

BI modeller kan hjälpa till att förbättra spridningen och översikten av ekonomin i ett projekt vilket minskar riskerna. Det ger också en lättöverskådlig bild av den ekonomiska historiken vilket gör det lättare att identifiera och åtgärda eventuella poster som hotar projektets budget.

Figur 2 Projekts ekonomirapport. Källa: Sweco Management

BI hjälper oss se hela bilden

För att ta bättre beslut inom en organisation, är det viktigt att vara säker på informationens kvalitet. Att analysera information är nödvändigt för alla nivåer i en ledningsgrupp som behöver ta fram framtidens strategier baserad på befintliga trender.

Rena och organiserade data är standard och en självklarhet för en BI strategi, vilket både projektledare, ledningsgrupper och medarbetare kan utnyttja.

Figur 3 Jämställdhetsanalys av medarbetare. Källa: Sweco Management.

Dagens projektledarroll kan både effektiviseras och förenklas med hjälp av digitala verktyg. BI är ett bra verktyg för att förbättra förmedlingen av information samt säkerställa att information presenteras snabbt och lättillgängligt.  

I en beslutprocess är det alltid viktigt att värdera mänsklig bedömning och instinkter, likväl att komplettera det med fakta och siffror. Denna kombination ger det mest informerade beslutet vilket kan uppnås med hjälp av BI.


.

Författare: Victor Ortiz Peña, Projektledare
victor.ortizpena@sweco.se


Profilbild
Författare
Författaren ingår i Swecos team för geodata inom IT för samhällsutveckling

På sweco.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Vi lagrar ingen personlig data. Om du inte accepterar cookies kan du stänga av det via din webbläsare.