Känner ni till känslan när man kommer hem från jobbet efter en lång dag och är hungrig men köket är barrikerat av disk vilket innebär att man måste ta hand om det problemet före problemet med hungern? Eller sucken man drar när man hittar sin sambos kläder i bostadens alla rum? På de flesta arbetsplatser finns motsvarande problem även om man kanske inte observerar dem på samma sätt. En stor del av mitt arbete innebär att minimera dessa problem i den digitala världen – att skapa ett strukturerat kaos.
Vad innebär då det som jag kallar för ett strukturerat kaos? Kort sagt handlar det om att göra en stor mängd information och data tillgängligt på ett överskådligt sätt.
1. Töm mejlinkorgen
Mitt första och bästa knep; flytta undan mejl från inkorgen så snart du är klar med dem. Många avundas min mejlinkorg. Varje morgon går jag igenom mina mejl för att markera de som kräver handpåläggning och flytta de som är avklarade eller endast informativa. I mejlen har jag skapat en mapp för respektive kund, en mapp för Sweco och en mapp för mejl som bara berör mig själv. En kvart in på arbetsdagen har jag vanligtvis totalt 5-10 mejl i inkorgen – utan att faktiskt ha raderat något.
2. Skippa den fysiska papperspärmen
Jag har nyligen insett att det finns personer som på riktigt bär runt på en pärm mellan mötesrummen (till och med på min egen arbetsplats). Man kan behöva en pärm för viktiga papper men mycket av det som finns i pärmen kan sparas på ett bättre sätt i datorn genom att skapa en mapp som heter detsamma som pärmen med undermappar motsvarande pärmens flikar. Djupare mappstrukturer än så rekommenderas att undvikas utan arbeta istället med filnamngivningen. Genom digitala dokument kan man dessutom söka inuti dokumentet (klicka Ctrl+F för att få upp sökrutan i en PDF).
3. Färgkoder
På whiteboardtavlan i skolan använde lärarna alltid olika färger så fort man ändrade samtalsämne och det finns givetvis en anledning till detta. Att färgkoda är ett extremt enkelt sätt att visa att saker och ting hänger samman. Det går att göra i mejlinkorgen, kalendern, i textdokument och på hemsidor.
Tre enkla steg till ett strukturerat kaos.
/Sarah