Ett stort hot i många projekt är bristande kommunikation. En misslyckad kommunikation kan leda till onödiga missförstånd, kostsamma förseningar och problem, dålig arbetsmiljö och i värsta fall projektstopp och avslut. Inte riktigt vad man förknippar med en hållbar byggprocess, eller hur?
Lokaler berör
Låt oss ta fastighetsprojekt som exempel. Fastighetsprojekt har ofta en stor omgivningspåverkan. Lokaler berör, det är där folk vistas och lever. Att ha pågående byggprojekt i sin närmiljö, till exempel utanför sitt kontor, kan innebära en hel palett av känslor. Det är inte helt ovanligt att känslor av oro, frustration och rädsla, och dessa känslor leder i sin tur till ovilja och missnöje. Ska projektet dessutom pågå länge är det lätt att de drabbade känner uppgivenhet, och dessa känslor kan leda till att projekten påverkas negativt med risk för projektstopp. Ofta beror stoppen på att kommunikation och samordning med de berörda inte fungerat på ett bra sätt.
För att undvika problem och potentiella projektstopp, som i sin tur kan påverka projektets ekonomi, arbetsmiljö och miljömål negativt, är det därför viktigt ur ett projektledningsperspektiv att säkerställa att kommunikationen i projektet fungerar. Det är viktigt att skapa förståelse för projektet bland de som påverkas. Så, hur gör man det?
Framgångsfaktorer för välfungerande kommunikation
Ja, som i många andra fall får man bäst utfall om man tänker till i ett tidigt skede. Vilka är det egentligen som kommer beröras av projektet? Hur ser vi till att de får en förståelse för projektet? Att upprätta en kommunikationsplan och fundera över hur kommunikationen ska hanteras är ett klokt första steg. Bygg- och fastighetsprojekt är komplexa och ofta används ett byggtekniskt fackspråk som inte är helt lätt att förstå för den oinvigde. Att kommunicera bakgrund, plan och mål är också viktigt för att skapa förståelse för projektet. Ytterligare framgångsfaktorer vad gäller kommunikation är att öppna upp för dialog, samverkan och att vara tydlig med hur och när intressenterna kan tänkas bli påverkade. Dessutom bör tydliga kontaktvägar upprättas där intressenterna vet var de ska vända sig vid frågor eller synpunkter. En strategi för att hantera kommunikationen med intressenter i ditt projekt kan till exempel vara att utse en projektmedarbetare med ansvar för intressentkommunikationen.
Ökad sannolikhet att arbeta enligt plan
Min erfarenhet är att det är viktigt och värdeskapande att ha en välfungerande kommunikation i alla projekt som pågår i närheten av andra människor och verksamheter. Det ökar sannolikheten att projektet kan rulla på trots störande arbetsmoment så som buller och oväsen. Har man en god samverkan med intressenter och berörda kan man innan projektstart hantera oroskänslor, och sannolikheten att kunna arbeta enligt plan ökar. Det är värt att lägga resurser på kommunikation för att säkerställa en hållbar byggprocess med ökad säkerhet utan kostsamma, oplanerade stopp och förseningar.
Hur har intressentkommunikationen hanterats i de projekt du deltagit i?
