Det är många av oss som jobbar hemifrån nu och behöver ställa om till en digital vardag och till en digital möteskultur. Att få koll på tekniken och vilka möjligheter som erbjuds kan vara en utmaning i sig.
Räcker det att vi fortsätter med Office 365 och Teams? Vad är fördelarna med Zoom? Hur kan man exportera från Mural? Vad kostar licensen? Har vi licens? Är det bara organisatören som behöver vara registrerad eller måste samtliga deltagare ha ett konto? Glöm ej att koden på gratisversionen för Mentimeter bara gäller i två dagar!
Ett budskap från Swecos Digital Office
I detta samtal om verktyg för digitala möten och videokonferenser finns ett tydligt budskap att förmedla: Det handlar inte bara om tekniken – det handlar framförallt om processen! För att hålla effektiva digitala möten behöver man framförallt arbeta med och säkra digital inkludering, annars blir mötet varken effektivt eller meningsfullt.
Budskapet kommer från Swecos Head of Digital Business Development och Swecos centrala affärsstöd Digital Office, där jag och andra digitaliseringsledare från Swecos samtliga divisioner samlas. Vi har i uppgift att ta digitaliseringsfrågorna inom Sweco till en ny nivå så att vi säkerställer en bättre kund-och medarbetarupplevelse. Visst ska man tänka på fördelar och nackdelar med olika digitala verktyg utifrån syftet med mötet, testa tekniken innan och tänka på ljudet. Dåligt ljud kan verkligen vara en irritationskälla och försämra möteskvaliteten! Naturligtvis bör man sitta i enskilt rum för att undvika rundgång, naturligtvis bör man använda hörlurar med mikrofon och inte använda datorns inbyggda.
Men därutöver behöver man prioritera de mjuka delarna: agenda, uttänkt interaktivitet, tydlig facilitering, inkludering med mera.
Några rekommendationer:
• Planera! Planera digitala möten och underskatta inte de förberedande arbetsmomenten. Digitala möten kräver vanligtvis mer planering än fysiska möten för att bli bra. Man kan exempelvis inte förlita sig på normala enkla kommunikationssignaler såsom kroppsspråk. Förbered digitalt material innan. Minutplanera agendan. Ja, det behövs.
• Facilitera! Den som håller i mötet behöver ta en tydlig roll för att underlätta dialog och inkludering. Starta alltid med incheckning: Gå varvet runt och låt alla säga något. Fördela ordet. Avsluta med utcheckning. Säkerställ att 20 procent av deltagarna inte står för 80 procent av mötestiden. Fördela ordet till enskilda mötesdeltagare. Använd chatt-funktionen för att observera de som vill komma till tals. Då pratar inte alla i mun på varandra.
• Använd bilder! Slå på kameran och använd bild när du har digitala möten. Det blir så mycket trevligare när man kan se varandra. Om du inte vill ha den på hela tiden, använd den åtminstone när du pratar. Tänk på möjligheten att blurra bakgrunden. Budskapsorientera din presentation och prata till bilder – inte till punktlistor. Låt inte dina mötesdeltagare genomlida slide efter slide med massa text.
Digitala verktyg hjälper oss att klara av uppdrag och inte tappa produktionstakt, men är lika viktigt för att behålla en god arbetsmiljö och social samvaro i denna turbulenta tid. Därför rullar nu många ut möjligheter till digital fika och digital lunch. Så viktigt! Man ska inte känna sig ensam och isolerad bara för att man arbetar hemifrån.
Digitala vägar till social kontakt är särskilt viktigt i denna tid.
