De senaste veckorna har jag blivit varse hur mycket som försvinner när en kommunicerar via mejl. Jag har lärt mig att vara så tydlig som möjlig med det skrivna ordet men ibland räcker det inte till. Det började med en enkel fråga som mynnade i något större. Det som skulle bli en enkel sak blev en strid där ingen segrade, även om någon till slut fick sin vilja igenom. Jag ska inte gå in på detaljer, dels för att det är något som hänt utanför arbetslivet och dels för att det är ointressant. Jag fick mig en funderare när jag pratade med en person om det här. Han berättade att han aldrig fortsätter mejla när det börjar spåra ur, då plockar han upp telefonen och ringer. Oftast hjälper det till att reda upp situationen. Jag vet inte om det hade hjälpt i detta fallet. Kanske missade jag hälften av vad personen skrev för att hen aldrig skrev det. Jag vet själv hur lätt det är att glömma bort att delge alla detaljer när en har allt kristallklart i sitt eget huvud. Det är dock sällan det här händer mig på jobbet så jag är inte van med att hantera den här typen av situationer. Jag kan faktiskt inte dra mig till minnes att det hänt överhuvudtaget. Då är jag en person som hellre skickar ett mejl än att ringa. Har jag haft tur med mina kontakter?
Det sägs att endast 20% av det som når mottagaren är vad du säger och resten är hur du säger det och hur du använder ditt kroppsspråk. I text förlorar vi alltså oerhört mycket. I kontakt med vänner och bekantskaper på det privata planet finns möjligheten att använda emojis för att uttrycka känslor, ironi och glädje. Jag skulle säga att det inte är lika vanligt och anses väl inte vara så professionellt i arbetslivet. Beroende på relationen jag har med kunden, entreprenören eller vem det nu kan tänkas vara så är jag inte främmande för att slänga in en glad gubbe, och det blir nog bara vanligare. Det tycker jag är positivt för när vi pratar med någon slänger nog de flesta av oss in ett leende här och där, så varför inte i text.
Jag är ingen expert men tänker ändå dela med mig av några tips i hur du kan få en lite mer fungerande mejlkonversation (lite lagom självgott):
- Var så tydlig du bara kan, det kan aldrig bli för tydligt. Även om du känner dig säker på vad avsändaren menar är det inte fel att fråga ”Är det så här du menar …?”
- Tro att avsändaren har goda intentioner och är konstruktiv. Att gå in i samtal i tron om att en blir motarbetad kan bara sluta på ett sätt.
- Plocka upp telefonen eller sök upp personen om det ändå inte fungerar.
Vad är dina bästa tips för en lyckad mejlkonversation?
